Gastos deducibles de los autónomos
En este artículo les explicamos detalladamente como los autónomos pueden deducirse los gastos deducibles autónomos en el Impuesto sobre la Renta (IRPF).
La información que se resume a continuación proviene de preceptos legales, interpretaciones de tribunales y conocimientos derivados de la experiencia. El objetivo de este artículo es ofrecer un resumen sobre la normativa y los criterios que se aplican, para reducir la posibilidad de conflicto con Hacienda.
A modo de introducción
Para algunos de los gastos habituales de la actividad profesional (gastos deducibles autónomos), la normativa nos da una idea bastante concreta de cómo debemos actuar. A pesar de ello, en muchos casos no existe una norma simple, clara o concreta.
Según criterio de la Dirección General de Tributos, el cumplimiento de los requisitos que determinan la deducibilidad del gasto “no es una cuestión de derecho, sino de hecho, pues se debe comprobar las características de la actividad desarrollada (…) siendo competencia su comprobación de los órganos de Gestión e Inspección de la Administración Tributaria”.
Recordemos que: la carga de la prueba recae en el contribuyente. Si la Agencia Tributaria no recibe acreditación del cumplimiento de los requisitos puede rechazar la deducibilidad del gasto y la cuota de IVA soportado.
Tres requisitos imprescindibles para deducir
- Debemos tener factura
El primer requisito que debemos cumplir, para que un gasto sea deducible, es tener la factura que lo acredita, a nuestro nombre.
Este es un requisito necesario (aunque no suficiente) tanto para deducirnos el gasto en el Impuesto sobre la Renta (IRPF) como para la deducción del IVA, en su caso.
Recordemos que Hacienda no admitirá tickets, ni justificantes de pago con tarjeta de crédito, ni albaranes o similares. Ninguno de ellos son un documento válido para acreditar ni el gasto ni el IVA deducible.
Las escrituras notariales sí pueden admitirse como documento sustitutivo de factura.
Todas estas facturas de gastos deben estar contabilizadas o convenientemente registradas en el Libro de Facturas recibidas. En caso contrario, el gasto no será deducible. Tampoco lo sería su IVA soportado.
También debemos saber que nosotros siempre podemos exigir que nos emitan una factura completa en cualquier negocio, incluso si son de aquellos que venden habitualmente mediante tickets o facturas simplificadas. Si pedimos una factura por nuestra compra, tienen la obligación de hacérnosla.
- Relación entre el gasto y la actividad profesional
El segundo requisito imprescindible, además de tener la factura a nuestro nombre, es poder acreditar la relación entre el gasto y la actividad profesional que lo ha motivado.
Es decir, que tener una factura de un gasto no nos permite deducírnoslo directamente. Si no podemos demostrar que el gasto tiene una relación clara con la actividad económica que desarrollamos y con los ingresos derivados de la misma, dicho gasto no será deducible para el cálculo del Impuesto sobre la Renta. Tampoco a efectos del IVA.
A modo de ejemplo, para que sepamos cómo se acredita esta relación entre el gasto y la actividad profesional para que se considere como gasto deducible a efectos fiscales, se muestran a continuación dos casos. En el primero se aportan las pruebas necesarias y el gasto se acepta como deducible, mientras que en el segundo caso no se acredita suficientemente esta relación entre el gasto y la actividad profesional, por lo que no se acepta la deducción.
(Fuente QMemento- Lefebvre)
1. En TSJ C. Valenciana 15-12-22, EDJ 846705, y respecto a la deducibilidad de los gastos de combustible reclamados por un abogado, el Tribunal admitió la deducibilidad de tales gastos con fundamento en las pruebas aportadas por el contribuyente, a saber:
– un cuadro resumen de todos los procedimientos judiciales en los que intervino el actor en cada uno de los años objeto de comprobación, con indicación del Juzgado del que proceden, el número de viajes a cada Juzgado con motivo de actuaciones judiciales y los kilómetros de distancia entre Valencia y cada uno de los Juzgados; y
– resoluciones judicialesdictadas en los procedimientos seguidos ante los Juzgados, en las que aprecia el nombre del actor como abogado en todas aquellas.
Aunque tales justificantes no constituyen una prueba exacta y perfecta de todos y cada uno de los gastos de combustible reclamados y de su afectación a la actividad económica del contribuyente, mediante su relación, el Tribunal pudo vincular, aunque solo fuera de manera aproximada, las salidas profesionales que constaban en el cuadro resumen -en el que se identificaba el procedimiento judicial concreto– con las resoluciones judiciales aportadas, aceptando de este modo las pretensiones del demandante.
2. TSJ C. Valenciana 16-1-24, EDJ 503341
En el caso que ahora se analiza, el recurrente (economista ), en relación a la deducibilidad de los gastos vinculados al vehículo utilizado para sus desplazamientos e invocando, entre otras, la sentencia comentada, alegó que había probado por todos los medios posibles la afectación del vehículo cuyos gastos no admite la Administración, indicando que se trata de un vehículo mixto destinado, por las actividades económicas realizadas, al transporte de mercancías, así como de los útiles y herramientas necesarias para el desarrollo de la actividad y que, al tratarse de un vehículo mixto, la carga de la prueba corresponde a la Administración, quien se ha limitado a rechazar, sin más, la deducibilidad.
Al respecto, el Tribunal señala que la exigencia de prueba del actor no debe entenderse como la exigencia de una prueba diabólica o desproporcionada, ya que esa prueba siempre es posible a partir de determinados datos, como puede ser el tipo de vehículo, el acondicionamiento de este, la distancia recorrida, los clientes o actuaciones realizadas, los días y horas en la que se ha hecho, etc., a fin de ponderar la adecuación del uso a la actividad.
Quien pretende efectuar una deducción debe probar los presupuestos de hecho en que se fundamenta, demostración que, aunque no pueda ser absolutamente exhaustiva o indiscutible, sí debe ser suficientemente convincente.
La exigencia de probar la vinculación de cada gasto con la actividad no puede ser suplida afirmando una genérica necesidad de efectuar desplazamientos por la geografía española y llevar a cabo gestiones profesionales, pues ello supondría admitir el carácter deducible de todos los gastos declarados sin necesidad de demostrar las circunstancias profesionales que exigen su realización en cada caso, lo que no es admisible ya que implicaría dejar a la voluntad del contribuyente la cuantificación de la base imponible del Impuesto.
En este caso, el recurrente se limitó a reiterar que se trataba de un vehículo mixto, sin probar la necesaria afectación exclusiva a su actividad económica, que ni siquiera menciona. El Tribunal señala que no cabe presumir de todo vehículo mixto que está afecto, en exclusiva, a la actividad económica, desestimando el recurso ante la ausencia de la acreditación de este presupuesto.
- Elementos afectos a la actividad profesional
Los gastos derivados de elementos afectos a la actividad (vehículos, comunicaciones, inmuebles, etc.) pueden ser deducibles siempre que la afectación de dichos elementos sea exclusiva – repetimos: afectación exclusiva – a la actividad profesional.
No se admite la afectación parcial de elementos indivisibles (vehículos, teléfonos, etc.).
Y recordemos que la carga de la prueba recae en el contribuyente.
Diez casos concretos de gastos deducibles autónomos
1. Liquidaciones de gastos deducibles autónomos por desplazamientos o similares
La ley del Impuesto sobre la Renta (IRPF) establece que son gastos deducibles autónomos los de manutención del autónomo, incurridos en el desarrollo de la actividad económica, siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago, con los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de los trabajadores.
Acostúmbrese a archivar las facturas correspondientes a un desplazamiento junto con una «hoja de liquidación» explicativa de dicho desplazamiento, en la que se reflejen los siguientes datos:
– Trabajador que ha realizado el desplazamiento
– Fecha, motivo del desplazamiento y destino.
– Cliente, proveedor o personas visitadas, que tengan relación directa con su actividad.
Como ya hemos comentado, los tickets, los justificantes de pago con tarjeta de crédito o cualquier otro documento que no sea una factura, no se aceptan. Si un inspector de la Agencia Tributaria le admite alguna cantidad “razonable” (=pequeña, muy pequeña) de gastos acreditados por tickets, será porque usted ha hecho un esfuerzo importante en acreditar que esos pequeños gastos de taxi, tickets de restaurante, peajes, etc. se han producido por un desplazamiento o visita derivados de la actividad económica y nunca pueden haber sido particulares. En cualquier caso, recuerde que si no dispone de factura, el inspector siempre podrá rechazar el gasto o el IVA deducible.
2. Combustible, peajes y restaurantes
Haga un esfuerzo por obtener facturas de las empresas que venden combustible para automóviles, de las concesionarias que le cobran peajes, de los restaurantes habituales, etc. Cuantas más facturas completas tenga y menos proporción de “tickets y similares”, más posibilidades tendrá de que le admitan estos últimos. Si tiene muchos tickets difícilmente se los admitirán.
3. Vehículos
Los gastos deducibles autónomos relativos al coche o la moto son especialmente conflictivos, ya que son vehículos susceptibles de ser utilizados tanto para la actividad profesional como para la vida personal.
No serán gasto deducible del Impuesto sobre la renta (IRPF), a menos que podamos demostrar que el vehículo en cuestión tiene un uso exclusivo para la actividad profesional: se guarda siempre en el garaje de la actividad profesional, se dispone de otros vehículos para la fines particulares, el vehículo de la actividad está rotulado con el logo comercial del negocio, etc.
Serán deducibles los vehículos de características especiales para la actividad profesional, así como sus gastos asociados; en concreto los dedicados al transporte de mercancías o viajeros, enseñanza de la conducción, desplazamientos de comerciales o los ofrecidos en alquiler.
Según la normativa del IVA, si el coche se utiliza para fines privados y profesionales, solo el 50 % de las cuotas de IVA soportado en la compra del vehículo y los gastos relativos al mismo serán deducibles. Para poder deducir un porcentaje mayor, el profesional deberá acreditar fehacientemente que el vehículo se utiliza de forma exclusiva para la actividad profesional.
4. Teléfono y comunicaciones
Este es uno de los gastos para los que resulta más difícil demostrar su exclusiva afectación a la actividad profesional, ya que el teléfono siempre es susceptible de ser utilizado cualquier día de la semana para llamadas personales.
Disponer de dos líneas independientes, así como de dos aparatos de teléfono, puede ayudar. Aunque siempre debemos estar en disposición de demostrar que las llamadas realizadas desde el teléfono profesional se han realizado por motivos de trabajo.
5. Despacho compartido con vivienda
Con respecto a los gastos relacionados con la propiedad del inmueble utilizado tanto como vivienda como de despacho, debemos saber que éste sí se considera un bien divisible. Así pues, se puede afectar una parte a la actividad, según el porcentaje de metros cuadrados utilizados en la misma.
De este modo, los gastos derivados de la propiedad, como el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI), serán deducibles en la proporción que determinen los metros cuadrados dedicados a la actividad profesional. Recordemos que somos nosotros quienes tendremos que demostrar dicha proporción.
Sea prudente con los gastos de reparaciones y otros que, por sus características, sean imputables a partes del inmueble que poco tienen que ver con la actividad profesional (dormitorio, cocina, etc.) ya que no serían deducibles.
Novedad: Con respecto a los gastos por suministros (agua, gas, electricidad, telefonía e Internet) una nueva ley determina que, partir del 1 de enero de 2018, solo una parte de los mismos serán deducibles en el Impuesto sobre la Renta.
El porcentaje deducible, con respecto a dichos gastos, será el resultante de aplicar el 30% a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior.
Para ello, primero calcularemos la proporción de los metros cuadrados destinados a la actividad, con respecto al total de la vivienda. Y, después, sobre ese porcentaje aplicaremos el 30%, obteniendo así el porcentaje definitivo de gasto deducible por los suministros.
6. Seguro de enfermedad
En el Impuesto sobre la Renta (IRPF), son deducibles las primas de seguro de enfermedad, tanto en la parte correspondiente a la cobertura del profesional como en la de su cónyuge e hijos menores de veinticinco años que convivan con él. El límite máximo de deducción es de 500 € por cada una de las personas señaladas anteriormente (o 1.500 € por cada una con discapacidad).
7. Regalos
Cuando se trate de regalos o atenciones a clientes (comidas en restaurantes, por ejemplo), acostúmbrese a anotar en la factura la persona o entidad destinatarias de los mismos. De este modo podrá acreditar que los destinatarios eran clientes o personas claramente relacionadas con la actividad y los ingresos. El importe debe ser “lógico”.
8. Ropa
Solo será deducible aquella que tenga características que la hagan susceptible de un uso exclusivo para la actividad.
9. Cursos de formación
Serán deducibles siempre que exista una relación directa y clara con la actividad profesional.
10. Material de informática y oficina
El material de oficina, la compra de libros y los gastos deducibles autónomos relacionados con equipos informáticos serán deducibles, siempre que se cumplan los requisitos comentados al principio de este artículo: factura a nombre del profesional registrada en el Libro de Facturas Recibidas, relación demostrable con la actividad profesional y afectación exclusiva a la misma.
Acceso a texto de Sentencia con otros ejemplos concretos.
La información contenida en este artículo recoge la normativa aplicable de forma general, a las actividades y operaciones más genéricas. Si su actividad tiene características específicas y cree que le puede resultar de aplicación otra normativa, le aconsejamos que lo consulte con su asesor.
Sobre el autor:
Inés Gros
DiG Abogados
