El Delegado de Protección de Datos en PYMES españolas
La protección de datos se ha convertido en un aspecto fundamental para las empresas en España, especialmente con la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPD-GDD). Uno de los elementos clave en esta normativa es la figura del Delegado de Protección de Datos en pymes, cuyo rol es garantizar el cumplimiento de las regulaciones y minimizar riesgos de sanciones.
Muchas pequeñas y medianas empresas (pymes) desconocen cuándo es obligatorio nombrar un DPD y cuáles son sus funciones. En este artículo, explicaremos los requisitos legales del DPD, su obligatoriedad en pymes y las posibles sanciones por no designarlo.
En DiG Abogados, contamos con un equipo experto en protección de datos y privacidad, listo para asesorar a tu empresa en el cumplimiento normativo y garantizar una gestión segura de la información personal.
¿Cuándo es obligatorio un Delegado de Protección de Datos en PYMES?
No todas las empresas están obligadas a nombrar un DPD, pero existen ciertos criterios establecidos por el RGPD y la LOPD-GDD que determinan cuándo es necesario.
Criterios para la obligatoriedad del DPD en pymes
El nombramiento de un DPD es obligatorio en los siguientes casos:
- Cuando la empresa realiza tratamiento de datos a gran escala. Si la pyme maneja un gran volumen de datos personales o realiza actividades de monitoreo sistemático y continuo de personas físicas, debe contar con un DPD.
- Cuando el tratamiento de datos implica categorías especiales de información. Esto incluye datos sobre salud, origen étnico, creencias religiosas o políticas, orientación sexual y antecedentes penales.
- Cuando la pyme presta servicios a entidades públicas. Si una empresa privada trabaja con organismos públicos y gestiona datos personales en su nombre, deberá contar con un DPD.
- Cuando la empresa se dedica a la elaboración de perfiles o a la toma de decisiones automatizadas con base en datos personales.
Si bien estas son las situaciones obligatorias, muchas empresas optan por designar un DPD voluntariamente como parte de su estrategia de compliance en protección de datos.
Funciones del Delegado de Protección de Datos
El DPD actúa como supervisor y asesor dentro de la empresa para garantizar que el tratamiento de datos personales se realice de acuerdo con la normativa vigente. Sus funciones principales incluyen:
- Supervisar el cumplimiento del RGPD y la LOPD-GDD en la empresa.
- Asesorar a la dirección y a los empleados sobre la normativa de protección de datos.
- Actuar como intermediario entre la empresa y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
- Realizar evaluaciones de impacto sobre la protección de datos cuando sea necesario.
- Supervisar la gestión de brechas de seguridad y coordinar las acciones a tomar en caso de filtraciones de datos.
- Elaborar y actualizar políticas de protección de datos dentro de la empresa.
Consecuencias y sanciones por no designar un DPD
Las empresas que estén obligadas a designar un Delegado de Protección de Datos y no lo hagan pueden enfrentarse a graves sanciones económicas y legales.
Multas por incumplimiento
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) establece sanciones en función de la gravedad del incumplimiento:
- Multas de hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio anual para infracciones graves.
- Multas de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual en casos de incumplimientos muy graves.
Otras consecuencias
- Daño reputacional: La falta de un DPD puede generar pérdida de confianza por parte de clientes y socios comerciales.
- Riesgo de filtraciones de datos: Sin una supervisión adecuada, la empresa queda expuesta a ciberataques y fugas de información.
- Pérdida de contratos con administraciones públicas: En sectores donde el DPD es obligatorio, su ausencia puede suponer la imposibilidad de contratar con organismos gubernamentales.
Designación del Delegado de Protección de Datos en una PYME
Si la empresa está obligada a designar un DPD, debe seguir los siguientes pasos:
- Elegir un profesional cualificado, que puede ser un empleado interno o un especialista externo.
- Notificar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sobre su designación.
- Definir sus funciones y responsabilidades dentro de la empresa.
- Proporcionar formación en protección de datos al DPD para garantizar un desempeño adecuado.
- Garantizar su independencia y autonomía dentro de la empresa para evitar conflictos de interés.
Conclusión
El Delegado de Protección de Datos en pymes es una figura clave para garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos en España. Aunque no todas las empresas están obligadas a nombrarlo, contar con un DPD puede evitar sanciones y mejorar la seguridad de la información.
En DiG Abogados, ofrecemos asesoramiento en designación del DPD en empresas, cumplimiento normativo y protección de datos en pymes. Contacta con nosotros para asegurarte de que tu empresa cumple con todos los requisitos legales.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio que todas las pymes tengan un Delegado de Protección de Datos?
No. Solo aquellas que manejen datos a gran escala, información sensible o presten servicios a entidades públicas están obligadas.
¿Qué pasa si mi empresa no designa un DPD estando obligada a hacerlo?
Puede enfrentarse a sanciones de hasta 10 o 20 millones de euros, además de otros riesgos legales y reputacionales.
¿Puede el DPD ser un empleado de la empresa?
Sí, pero debe garantizarse su independencia y evitar conflictos de interés. Muchas empresas optan por contratar un DPD externo.
¿Cómo se notifica a la AEPD la designación del DPD?
A través de un formulario oficial disponible en la web de la Agencia Española de Protección de Datos.
¿Cómo puede ayudar un abogado en la designación del DPD?
Un abogado especializado puede asesorar en la designación del DPD en empresas, garantizar el cumplimiento normativo y minimizar riesgos de sanciones.
