Muchas veces surgen dudas sobre los gastos deducibles para empresas, en este artículo os las explicamos.
Requisitos para deducir gastos
Para que los gastos sean fiscalmente deducibles es necesario, que se hayan devengado, estén contabilizados, dispongan de justificación adecuada y estén afectos a la actividad.
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1. Tener justificante
Es el primer requisito que debemos cumplir para que un gasto sea deducible, siempre que este a nombre de Empresa. Es un requisito necesario mas no suficiente.
2. Que esté contabilizado
Todas las facturas de gastos deben estar contabilizadas o convenientemente registradas en el libro de facturas recibidas. En caso contrario no será deducible y su IVA tampoco.
3. Devengado
Que efectivamente hayan ocurrido.
Por último, no menos importante, debemos acreditar que efectivamente los gastos estén afecto a la actividad.
Es importante mencionar que el tener una factura de un gasto no nos permite deducírnoslo directamente si no podemos demostrar que el gasto tiene una relación clara con la actividad económica que desarrollamos y con los ingresos derivados de la misma.
Mencionaré algunos de los gastos deducibles para empresas más polémicos con los que nos enfrentamos día a día:
Gastos de Representación:
Desplazamiento o similares:
Siempre y cuando el motivo de dicho viaje esté claramente relacionado con el desarrollo de la actividad.
Comidas:
Tienen que ser comidas relacionadas y necesarias para la actividad empresarial, en una localidad distinta a aquella en la que desarrollas tu negocio y de un importe adecuado. No tiene sentido que te vayas con un cliente a un restaurante y te gastes 2.000 €, ¿verdad? ?
Además, se debe a archivar las facturas correspondientes al desplazamiento o comida junto con una “hoja de liquidación” explicativa de dicho gasto, en la que se reflejen los siguientes datos:
- Trabajador que ha realizado el desplazamiento o comida
- Fecha, motivo del gasto.
- Cliente, proveedor o personas visitadas, que tengan relación directa con su actividad.
Vehículos:
Serán deducibles los vehículos y todos los gastos que están relacionados con ellos (mantenimiento, seguro, impuestos, …), siempre y cuando tengan una relación total con la actividad, no pudiéndose usar estos vehículos para fines particulares.
Ejemplo: Administradores o directivos que usen el coche para uso personal, no
Vestuario, ropa:
Solo serán deducibles aquellas que tenga características que la hagan aptas de un uso exclusivo para la actividad y/o tengan el logotipo o anagrama del negocio. En pocas palabras el uniforme. Ejemplo: directivos (trajes, no)
Regalos:
Cuando se trate de regalos o atenciones a clientes (comidas en restaurantes, obsequios, cesta de navidad, por ejemplo), acostúmbrese a anotar en la factura la persona o entidad destinatarias de los mismos. De este modo podrá acreditar que los destinatarios eran clientes o personas claramente relacionadas con la actividad y los ingresos. El importe debe ser “lógico”.
